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高級(jí)秘書(shū)、助理和行政人員技能提高訓(xùn)練營(yíng)

課程編號(hào):11444   課程人氣:1547

課程價(jià)格:¥2800  課程時(shí)長(zhǎng):2天

行業(yè)類別:各行業(yè)通用    專業(yè)類別:

授課講師:敦平

課程安排:

       2014.1.17 上海



  • 課程說(shuō)明
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【培訓(xùn)對(duì)象】
企業(yè)各級(jí)行政管理人員、各級(jí)助理和秘書(shū)、辦公室主任、前臺(tái)人員等

【培訓(xùn)收益】
 1. 明確各級(jí)行政管理人員的職業(yè)發(fā)展方向;
 2.崗位認(rèn)知,職責(zé)明確;
3. 明確行政管理工作必須掌握的各種專業(yè)知識(shí);
 4. 學(xué)會(huì)奠定非領(lǐng)導(dǎo)的“領(lǐng)導(dǎo)”地位;
 5. 運(yùn)用流程化管理技能提升行政管理工作水平 ;
 6. 有效利用時(shí)間管理的工具,提高自身工作效率;
 7. 規(guī)范文檔管理為企業(yè)運(yùn)營(yíng)發(fā)揮重要作用;
 8. 提升的商務(wù)公文寫作技巧,提高駕馭文字的能力;
 9. 學(xué)習(xí)掌握會(huì)議的組織策劃和高效主持會(huì)議技巧;
 10.了解作為一個(gè)專業(yè)化的前臺(tái)行政人員所需具備的職業(yè)形象與商務(wù)接待的內(nèi)涵;
11. 掌握溝通的基本步驟,學(xué)習(xí)溝通的基本方法,了解溝通的基本原則,以其提高人際 溝通技巧;
12. 學(xué)習(xí)如何從優(yōu)秀到卓越的方法,成為五星級(jí)秘書(shū)/助理的的能力及方法

一、行政人員(秘書(shū)/助理)的職業(yè)特性與素質(zhì)要求
1、準(zhǔn)確自我定位
初級(jí):事務(wù)性文員
 中級(jí):事務(wù)性文員+協(xié)助管理
高級(jí):獨(dú)立管理+事務(wù)處理
視頻:為什么不提拔我?
現(xiàn)場(chǎng)演示:“用什么方式說(shuō)話,永遠(yuǎn)比說(shuō)什么更重要”

2、優(yōu)秀人員的勝任素質(zhì)
如何提升秘書(shū)/助理/前臺(tái)人員的素質(zhì)
優(yōu)秀與一般的差異——修煉良好心態(tài)
案例分析:對(duì)待崗位的三種不同觀點(diǎn)的人,命運(yùn)怎么就這么不一樣呢?
第一種人認(rèn)為:初級(jí)秘書(shū)、文員不就是端茶倒水,接聽(tīng)電話,就是個(gè)“萬(wàn)金油”角色;第二種認(rèn)為吃年輕飯,混日子;第三種可是個(gè)有心人,知道腳
下的路該怎么走,剖析她的成功路是怎么走的。
如何理解五星級(jí)的秘書(shū)/助理——從優(yōu)秀到卓越
案例:老板眼中的五星級(jí)秘書(shū)/助理

二、職業(yè)生涯規(guī)劃
1、什么是職業(yè)生涯規(guī)劃?
2、為何要進(jìn)行個(gè)人職業(yè)生涯規(guī)劃?
 分析自我,確立人生的方向
 準(zhǔn)確評(píng)價(jià)個(gè)人特點(diǎn)和強(qiáng)項(xiàng),在秘書(shū)/助理的職業(yè)競(jìng)爭(zhēng)中發(fā)揮個(gè)人優(yōu)勢(shì)
 看到秘書(shū)/助理/前臺(tái)人員職業(yè)發(fā)展規(guī)劃的前景,提供前進(jìn)的動(dòng)力
——小組討論:獲得員工成長(zhǎng)與企業(yè)績(jī)效的雙贏

3、職業(yè)生涯規(guī)劃的簡(jiǎn)單步驟
 掌握SWOT分析工具進(jìn)行自我分析
 運(yùn)用“5W提問(wèn)”法進(jìn)行自我分析
→ What I am? 我是什么樣的人?
→What I want? 我想要什么?
→What I can do? 我能做什么?
→What fit I most? 什么是最適合我?
→What I can choose?我能夠選擇什么?
——走進(jìn)實(shí)戰(zhàn): “我的命運(yùn)我把握,我的前途我做主。”
運(yùn)用SWOT分析工具認(rèn)識(shí)自我
你知道您是幾號(hào)性格的人嗎?你不能在困惑了,結(jié)束一直“茫、盲、忙”的狀態(tài)
——建議尋找通過(guò)20%的努力就能到達(dá)80%的效果的領(lǐng)域發(fā)展
——視頻:同樣的事情為什么我就做不好?

三、秘書(shū)/助理職場(chǎng)禮儀規(guī)范
1、塑造良好的個(gè)人職場(chǎng)形象
 著裝的TOP原則
 “拒絕”著裝敗筆——著裝誤區(qū)
 恰當(dāng)?shù)闹w語(yǔ)言 讓自己成為一個(gè)有素養(yǎng)的人
——案例:為什么不錄用我,我錯(cuò)在哪呢?

2、基本職場(chǎng)禮儀
 辦公室禮儀
待禮儀——形體儀態(tài)的訓(xùn)練
 站姿—體態(tài)美的起點(diǎn) 
坐姿—高雅儀態(tài)的展示 
走姿—動(dòng)態(tài)美的展示 
表情—內(nèi)心世界的窗口:目光、笑容
 接待禮儀
 電話禮儀與應(yīng)對(duì)技巧
——現(xiàn)場(chǎng)演示:如何著裝讓我更優(yōu)雅和自信

四、辦公場(chǎng)所5S管理
 5S的概念
 推行5S的重要性
 如何做好辦公室的整理、整頓、清潔、清掃工作
 長(zhǎng)期有效地推動(dòng)5S工作的注意事項(xiàng)和操作方法
——現(xiàn)場(chǎng)模擬:算一算人生有多少年在工作?良好的環(huán)境對(duì)我們有多重要,教會(huì)你5分鐘快速掌握5S技巧職業(yè)形象塑造,不是您個(gè)人的事,常聽(tīng)到這樣的話,看到您就看到了您領(lǐng)導(dǎo)的品味。責(zé)任重大從改變自己開(kāi)始吧!
——案例:為什么有需求,見(jiàn)了我后需求就沒(méi)有了
 
第二部分 工作技能篇
一、時(shí)間管理及工作統(tǒng)籌技巧
 時(shí)間管理的誤區(qū)
 時(shí)間管理的原則
目標(biāo)管理與80/20法則
緩急輕重的優(yōu)先管理
個(gè)人時(shí)間與領(lǐng)導(dǎo)工作時(shí)間計(jì)劃與安排
 時(shí)間管理小竅門
 辦公室接待與電話處理
 上級(jí)的時(shí)間管理與安排
 自我情緒控制與壓力管理
 上司出差日程管理與工作計(jì)劃
案例:如何管理上司的時(shí)間——幫領(lǐng)導(dǎo)做計(jì)劃的技巧
——小組討論:“你一天的工作是怎么安排的?”
如何管理你好你的時(shí)間,讓自己活出精彩?
案例:從種樹(shù)任務(wù)分析您解決問(wèn)題的思路
——做正確的事,不僅是把事做對(duì)
大家認(rèn)為是否能在3年時(shí)間內(nèi),獲得15年的工作經(jīng)驗(yàn)?其實(shí)是可能的,老師親身經(jīng)歷和大家分享時(shí)間管理的秘訣

二、會(huì)務(wù)組織與管理
 成功組織會(huì)議的技巧
組織階段的工作:
——會(huì)前準(zhǔn)備
——會(huì)中協(xié)助
——會(huì)后整理
 會(huì)議座次安排的學(xué)問(wèn)
——練習(xí):小組討論:如何協(xié)助召開(kāi)公司例會(huì)
——案例:如何應(yīng)對(duì)會(huì)議中的“漏洞”?
現(xiàn)場(chǎng)模擬:會(huì)議記錄及紀(jì)要訓(xùn)練

三、信息、文檔管理與運(yùn)用
1、信息收集
 信息工作的六個(gè)基本要求和三個(gè)訣竅
 收集信息工作的三個(gè)訣竅
 信息的查實(shí)及傳遞
 信息的儲(chǔ)存與保密

2、文檔管理
 文檔分類及儲(chǔ)存的工作規(guī)范
 文檔查閱及分裝的工作規(guī)范
 文檔銷毀及保密的工作規(guī)范
——案例:李秘書(shū)的返工引起的深思

四、行政公文寫作技巧與處理實(shí)務(wù)
1、行政公文寫作的基本要求
2、行政公文的格式
3、常用行政公文寫作及公文格式要素范例
通用公文:
報(bào)告
 請(qǐng)示
批復(fù)
 函
決定
 公告
 通告

事務(wù)公文:
工作計(jì)劃
 工作
 會(huì)議紀(jì)要
 
禮儀文書(shū):
請(qǐng)柬
 介紹信
推薦信
——案例分享:請(qǐng)示/報(bào)告混為一體
撰寫初稿練習(xí):通知/報(bào)告/總結(jié)三種具體文體的大綱如何寫
現(xiàn)場(chǎng)研討:領(lǐng)導(dǎo)公文文種混淆(關(guān)于……請(qǐng)示報(bào)告),您是知道領(lǐng)導(dǎo)錯(cuò)了,您如何提出來(lái)?

第三部分 統(tǒng)籌管理篇
一、秘書(shū)/助理人際溝通與工作協(xié)調(diào)技巧
——游戲?qū)耄和ㄟ^(guò)“無(wú)聲語(yǔ)言”游戲深刻體會(huì)溝通的涵義,并導(dǎo)出溝通的意義所在。
1、成功溝通的秘訣
學(xué)會(huì)聆聽(tīng):不輕易打斷對(duì)方的話
怎樣反問(wèn):了解對(duì)方的需求
如何肯定:肯定對(duì)方——微笑、點(diǎn)頭、是是是
 表明立場(chǎng):拒絕的藝術(shù)
 提出解決方案:提出2-3個(gè)解決方案
——案例:如果是你該怎么說(shuō)?
為想當(dāng)然認(rèn)為他的想法就是我的想法所付出的代價(jià)
 
2、有效溝通過(guò)程及環(huán)節(jié)
信息發(fā)送、接收、反饋
有效發(fā)送的技巧
——現(xiàn)場(chǎng)演示:溝而不通的后果給我們帶來(lái)的啟事

3、認(rèn)識(shí)你的溝通對(duì)象
 與上級(jí)溝通的原則
與各種性格的領(lǐng)導(dǎo)打交道技巧
 跨部門的溝通技巧
與客戶溝通
——游戲:究竟是誰(shuí)的錯(cuò)?
研討九型人格學(xué)問(wèn)——教您認(rèn)識(shí)自己和他人的工具
——只有“懂領(lǐng)導(dǎo)”才能幫領(lǐng)導(dǎo)

二、行政管理人員辦公室事務(wù)管理 
后勤管理(前臺(tái)、車輛、食堂、清潔)
辦公室設(shè)備管理(電話、傳真、復(fù)印機(jī)、電腦) 
員工安全和保密工作 
公共關(guān)系管理
全景案例:某公司年度大型慶典活動(dòng)策劃始末
——案例:如何應(yīng)對(duì)車輛管理的“漏洞”?

三、事物性項(xiàng)目性工作的組織管理
 事務(wù)工作有哪些
 學(xué)會(huì)列事務(wù)清單
 用項(xiàng)目計(jì)劃管理工作
——沙盤演練:如何設(shè)計(jì)大型接待計(jì)劃并實(shí)施

四、課程分享:我學(xué)到了什么?

 

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